Tietosuojaseloste

Evästeiden käyttö wildduckz.fi-sivustolla ja verkkosivuston tietosuojaseloste

Wildduckz.fi-sivustolla käytetään evästeitä sekä muita vastaavia seuranta- ja kohdentamisteknologioita kuten kävijätietoja kerääviä pikseleitä (jäljempänä yhteisesti ”evästeet”). Evästeiden avulla pystymme parantamaan verkkosivujemme käytettävyyttä ja tarjoamaan kohdennettua tietoa palveluistamme.

Mikä on eväste?

Evästeitä käytetään yleisesti useissa verkkopalveluissa. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän päätelaitteelle ja tallentaa tietoa käynnistä wildduckz.fi-sivustolla.

Evästeiden tallentaamaa tietoa on esimerkiksi:

• verkkosivuston kävijämäärä
• millä päätelaitteilla sivustoa on käytetty
• mistä verkko-osoitteesta kävijät ovat saapuneet sivustolle
• yksittäiset sivut, joilla kävijät ovat vierailleet

Mihin evästeitä käytetään?

Google Analytics

Evästeiden käyttötarkoitus: Sivustoa koskevan tilastotiedon kerääminen ja analysointi sivuston kehittämiseksi.

Lisätiedot: https://policies.google.com/technologies/types?hl=fi

Facebook

Evästeiden käyttötarkoitus: Mainonnan kohdentaminen, toteuttaminen ja analysointi kävijöitä todennäköisesti kiinnostavan mainonnan näyttämiseksi.

Lisätiedot: https://www.facebook.com/policies/cookies/

Facebook Like/Recommend/Share painikkeet

Käytämme verkkosivustollamme Facebook-widgettiä, jonka avulla voit nähdä verkkosivumme tykkäys-/jako-/suosittelumäärät sekä voit tykätä/jakaa/suositella verkkosivujamme. Jos olet kirjautunut sisään Facebookiin, tämä widget voi kerätä IP-osoitteesi, selaimesi käyttäjäagentin, tallentaa ja hakea selaimesi evästeitä, upottaa lisäseurannan ja seurata vuorovaikutusta widgetin kanssa, mukaan lukien korrelointi Facebook-tilisi kanssa millä tahansa widgetin toiminnolla (kuten ”tykkää/jaa/suosittele” verkkosivujamme). Lisätietoja näiden tietojen käytöstä on Facebookin tietosuojakäytännössä: https://www.facebook.com/about/privacy/update

Twitter Tweet painike

Käytämme Twitter-widgettiä verkkosivuillamme. Tämän seurauksena sivustomme lähettää pyyntöjä Twitterin palvelimille, jotta voit twiitata verkkosivumme Twitter-tilisi avulla. Tämä pyyntö lähettää samalla myös IP-osoitteesi Twitterille, joka voi käyttää sitä tietosuojakäytäntönsä mukaisesti: https://twitter.com/en/privacy#update

Miten evästeet voi estää?

Voit estää evästeiden käytön tai ottaa evästeet käyttöön verkkoselaimen asetuksista. Jos et poista evästeitä käytöstä, olet hyväksynyt niiden käytön.

Voit myös ottaa käyttöön Google Analyticsin käytön estävät toiminnat.

Wildduckz.fi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenten ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös henkilöryhmäkohtainen kohdennettu suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1. Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2. Sopimuskumppaneiden (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3. Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4. Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Kempele Wild Duckz ry:lle.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Salibandyliiton urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Olympiakomitean ylläpitämässä Suomisport-rekisterissä. Lisätietoja Suomisportin noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://info.suomisport.fi/suomisport-tietosuoja/.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Koripalloliiton urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Koripalloliiton ylläpitämässä Lisenssikauppa-rekisterissä. Lisätietoja Lisenssikauppa-rekisterin noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.basket.fi/basket/rekisteriseloste/.

Rekisteröityä koskevia laskutukseen liittyviä tietoja luovutetaan Visma Financial Solution Oy:lle seuran maksuvalvonnan suorittamista varten. Lisätietoja Visma Groupin noudattamasta tietosuojakäytännöistä voit saada osoitteesta https://www.visma.fi/yksityisyydensuoja/etusivu/

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen (Kempele Wild Duckz ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot). (yhdistyslaki).

Sopimussuhteissa olevat tahot:

• Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (henkilötunnus / Y-tunnus).
• Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
• Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä kohdan ”Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa” yhteystietoja käyttäen.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Päivityshistoria

• 8.6.2018: julkaistu
• 5.7.2018: lisätty tieto evästeiden käytöstä verkkosivuilla
• 13.7.2018: lisätty Google Analyticsin käytön estävät toiminnat
• 3.8.2018: lisätty Facebook Like/Share/Recommend ja Twitter Tweet painikkeet
• 15.4.2020: muokattu myClub-järjestelmän vaatimusten mukaisesti
• 5.10.2020: lisätty maininta tietojen luovutuksesta Visma Financial Solution Oy:lle