Joukkueen kaikki rahaliikenne tulee hoitaa pankkitilin kautta, jolloin jokaisesta maksutapahtumasta tulee merkintä kirjanpitoon.
Joukkueella tulee olla tarvittavat varat joukkueen toiminnan kulujen kattamiseksi.
Mikäli joukkueelle, joka hoitaa oman taloutensa, kertyy ”velkaa” eikä joukkue pysty hoitamaan maksuvelvoitteitaan, seuran taloudenhoitaja huomauttaa asiasta välittömästi. Joukkuetta ei ilmoiteta sarjaan, mikäli maksuja on maksamatta. Jos avoimia saatavia ei saada vielä tämänkään jälkeen joukkueelta, asia käsitellään seuran hallituksessa, joka voi sulkea joukkueen seuran toiminnasta, kunnes maksut on maksettu.
Hankinnat joukkueelle
500 euroon saakka voi rahastonhoitaja, valmentaja tai joukkueenjohtaja tehdä hankintoja joukkueelle itsenäisesti. Tämän summan ylittävät hankinnat hyväksyy joukkueen johtoryhmä (vastuuvalmentaja, taloudenhoitaja ja joukkueenjohtaja) yhdessä esimerkiksi sähköpostitse. Jos hankinnat kirjattu talousarvioon, talousarvio on hyväksytetty vanhempainillassa ja kokouksesta on pöytäkirja olemassa, voidaan tätä pitää kirjallisena lupana tehdä kyseiset hankinnat. Tästä poikkeavista yli 500 euron hankinnoista tulee liittää vähintään sähköpostikuittaukset laskun/tositteen yhteyteen.
Tositteet
Tositteita ovat laskut ja kuitit.
Kaikki laskutus hoidetaan seuran hyväksymää laskutusjärjestelmää käyttäen.
Kuiteista on käytävä ilmi:
- Menotosite: ostettu tuote, tavara tai palvelu
- Tulotosite: luovutettu suorite (esim. ilmoitustila, talkoosuorite, yms.)
- Maksettu tai saatu rahasumma
- Päivämäärä
- Ostopaikka (liikkeen nimi)
Tapahtumiin, joista ei ole tositetta, merkitään kommenttikenttään selite.