myClub-ohjeistuksia toimihenkilöille

myClub

myClub on seuran toiminnanohjausjärjestelmä, joka sisältää esimerkiksi jäsenrekisterin, tapahtumahallinnan ja -ilmoittautumisen, laskutuksen, viestinnän, yms. myClub:a käytetään joko selaimella tai mobiilisovelluksella. myClub-tunnuksella (sähköposti + salasana) kirjaudutaan sisään myClub-palveluun. myClub-tunnus on henkilökohtainen ja yhdellä henkilöllä tulee olla vain yksi myClub-tunnus. Jäsentiliä-/tilejä pääsee hallinnoimaan kirjautumalla myClubiin omalla henkilökohtaisella myClub-tunnuksella (sähköposti + salasana). Yhdellä myClub-tunnuksella voi hallinnoida useita eri jäsentilejä (esim. kahden lapsen jäsentilejä eri seuroissa).

myClub ohjeistus

myClub video-ohjeet

Linkin takaa löydät myClubin video-ohjeet, jotka jokaisen myClubia käyttävän seuran toimihenkilön olisi hyvä katsoa läpi ennen kuin alkaa käyttämään myClubia.

mobiilisovellukset

• Jäsenille myClubin käyttöön löytyy helppokäyttöinen mobiilisovellus
• Toimihenkilöille löytyy oma myClub Coach -sovellus tapahtumien hallintaan sekä läsnäoloseurantaan

Raportointi kunnan toiminta-avustusta varten

Pystymme myClub:lla automatisoimaan tai nopeuttamaan useita osa-alueita, joihin meni ennen tuhottomasti aikaa käsityönä tehtäessä. Tämä kuitenkin tarkoittaa sitä, että myClub:n käyttö tulee olla jokaisessa joukkueessa samanlaista. Käytämme myClubin raportointia Kempeleen kunnan toiminta-avustusta täyttäessämme vuosittain.

Esimerkkejä toiminta-avustukseen tarvittavista tiedoista:

• Jäsentiedot – kokonaismäärä sekä erikseen kempeleläiset
• Osanottajamäärät seuran järjestämissä liikuntatapahtumissa – erikseen kilpailijat/toimihenkilöt sekä yleisö
• Valmentajien/ohjaajien määrä
• Osanottajien määrä harjoituksissa
  • Alle 18-vuotiaat – kokonaismäärä sekä erikseen kempeleläiset
  • 18-vuotta täyttäneet – kokonaismäärä sekä erikseen kempeleläiset
• Seuran työntekijät
• Urheilijoiden/joukkueen menestykset kilpailuissa
  • SM, PM, EM, MM, Olympia
• Erityisperusteina lisäksi esim. matalan kynnyksen liikuntatoiminta, erityisliikunta sekä toiminta yli 65-vuotiaille.

Tapahtumat ja niiden luonti

Tapahtumien luonti rajatulle joukolle

Joskus tulee luoda tapahtumailmoittautuminen vain rajatulle joukolle, jolloin vain valitut jäsenet voivat ilmoittautua kyseiseen tapahtumaan. Valitun/rajatun kokoonpanon tapahtumia ovat esimerkiksi pelitapahtuma, jossa etukäteen valittu kokoonpano tai kokous vain tietyille jäsenille.

Lisätietoa

Tapahtumien muutosilmoitukset

Marraskuun päivityksessä myClub muutti yleisön pyynnöstä tapahtumien muutosviestin lähettämisen periaatetta. Aiemmin kun toimihenkilö teki muutoksen tapahtumaan tai kurssiin, muutoksesta lähti ryhmän jäsenille automaattisesti tieto muutoksista. Tämä aiheutti toimihenkilöille turhaa työkuormaa kun pienet kirjoitusvirheen korjausmuutoksetkin lähtivät tiedoksi harrastajille ja aiheuttivat turhia ylimääräisiä kyselyitä epätietoisilta toimihenkilöille.

Näin ollen uudessa päivityksessä toimihenkilöllä on täysi kontrolli tapahtumamuutosilmoitusten lähetyksestä. Toimihenkilön luodessa, muokatessa tai poistaessa tapahtumia ja kursseja, voidaan erikseen valita tiedotetaanko jäseniä muutoksista.

Valinta muutostiedon lähettämisestä tehdään lomakkeen alareunan kentästä “Tiedota jäseniä”. Valinta on käytettävissä kun lomakkeella on muokattu seuraavia kenttiä:

• Alku- ja loppuaika
• Tapahtumapaikka
• Tapahtuman/kurssin nimi
  Kuvaus
• Ilmoittautumisen alkamis- ja loppumisaika

Huom 1: Tapahtumamuutosilmoitus lähetetään vain tapahtumailmoittautumisen tehneille – joko mukana (IN) tai poissa (OUT) ilmoittautuneille. Tapahtumamuutosilmoitusta ei lähetetä automaattisesti kaikille ryhmän jäsenille tai tapahtumassa mukana oleville, jotka eivät ole tehneet tapahtumailmoittautumista (IN/OUT).

Huom 2: Tapahtumamuutosilmoitus lähetetään vain siinä tapauksessa, että muutoksista tiedottaminen on sallittu jäsenen viesti- ja laskutusasetuksissa.

tapahtumien läsnäoloseuranta

Läsnäoloseuranta

Jokaisesta tapahtumasta tulee tehdä läsnäoloseuranta. Seuranta on helpoin tehdä paikan päällä puhelimeen asennettavalla myClub Coach -sovelluksella.

myClub Coach-sovelluksella:

• Valmentaja näkee helposti, kuka on tulossa harjoituksiin ja kuka ei.
• Valmentaja merkitsee helposti läsnäolijat yhdellä napautuksella tai lukemalla harrastajan jäsenkortin QR-koodin puhelimen kameralla.
• Läsnäolijoiden merkitseminen jokaisessa tapahtumassa on pakollista, koska seura käyttää läsnäolijatietoja raportointiin haettaessa Kempeleen kunnan vuosittaista seura-avustusta.

Ohjevideo

Turnaukset/pelit

Turnauksia lisätessä myClub:issa otteluiden tulee näkyä yksittäisinä, ei yhtenä turnaustapahtumana.

Tapahtumatyyppiin tulee myös kiinnittää huomiota -> etukäteen voidaan lisätä turnauspäivä tapahtumatyypillä Turnaus (esim. etukäteisilmoittautumista varten), mutta yksittäispelit tulee tämän lisäksi myöhemmin lisätä aina tapahtumatyypillä ”Ottelu”. Turnaukset voi tarvittaessa myöhemmin poistaa. Turnaus-tapahtumatyypillä olevia ei lasketa mukaan tapahtuma- tai pelimääriin.

Pelien merkkaaminen myClubissa sarjan lyhenteellä, esim. ”LLP10VP: KWD P10 – OFBC P10” (LLP10VP = Leijonaliiga P10 VP sarja). Seuran etusivulla ja/tai joukkueiden omilla sivuilla julkaisemme harjoitukset ja pelit automatisoidusti myClub:sta.

Käytetään pelien merkkaamisessa yhteisesti sovittuja etulyhenteitä:

• Harjoitusottelu = HO:
• Salibandy Leijonaliiga P8/P9/P10/P11/… = LLP8VP / LLP9VP / LLP9EP / LLP10EP / LLP11EP / …
• Salibandyliiton alaiset sarjat = P11 / P12 / P13 / M5div / …
• Koripalloliiton alaoiset sarjat = PU14Fun / U12-1div / TU14Fun / PU12-2div / TU12-2div / …

Perutut tapahtumat

Jos tapahtuma on peruttu, kannattaa se (yleensä) jättää kalenteriin esim. otsikolla PERUTTU+syy sen vuoksi, että sen varmasti kaikki huomaavat sekä jättää tapahtumatyypille Harjoitus, jotta se näkyy myös verkkosivuilla. Kun kys. tapahtumapäivä on ohi, tulee tapahtuma poistaa tai muuttaa tapahtumatyypiksi Muu – muuten se otetaan huomioon laskettaessa tapahtumia toiminta-avustusta varten.

Viestintä

Sähköpostiviestin lähettäminen kohdennetusti

Voit kohdentaa sähköpostiviestiä tarpeen mukaan. Sähköposteilla on parempi teho, kun viestit lähetetään vain niille, joita asia koskee. Viesti menee niihin sähköpostiosoitteisiin, jotka on määritetty jäsentilin viestintäasetuksista kohdassa Yhteisön viestit.

Esim. harjoitukset peruuntuneet:

1. Kirjaudu myClubiin selaimen kautta toimihenkilö-jäsentilillä
2. Mene Tapahtumat > Hallinta -sivulle ja valitse yläreunasta haluamasi ryhmä aktiiviseksi.
3. Valitse tapahtuma, joka on peruuntunut ja muokka teksti esim. ”PERUTTU – sali koulun käytössä” ja vaihda tapahtumatyypiksi ”Muu” (näin peruttu tapahtuma jää näkyviin, mutta sitä ei lasketa raportointiin)
4. Valitse kaikki jäsenet taulun vasemmasta sarakkeesta, klikkaa ”Valitse toiminto”> Uusi sähköposti”.
5. Kirjoita viesti ja lähetä.

Viestin personointi

Sähköpostiviestejä on mahdollista personoida vastaanottajan mukaan lisäämällä viestin sekaan esimääriteltyjä kenttiä. Personointi tapahtuu kirjoittamalla @-merkki viestikenttään ja tämän jälkeen valitsemalla listasta haluttu jäsenkenttä käyttöön. Tämä voidaan tehdä myös valitsemalla kirjoitustyökaluriviltä @-merkki ja tämän jälkeen valitaan haluttu jäsenkenttä.

Esimerkiksi etunimi ja/tai sukunimi:
”Hei @etunimi @sukunimi
… viestin osuus …”

Personointiin voidaan käyttää kaikkia jäsenkenttiä pois lukien seuraavan tyyppiset kentät: arkaluontoinen tieto, pitkä teksti, kuva, tiedosto.

Lisätietoa

myClubin lisäpalvelut

myClub ihan puhtaimillaan sisältää esimerkiksi jäsenhallinnan, laskutuksen, ilmoittautumiset, tapahtumahallinnan, yms. Lisäpalveluista olemme ottaneet käyttöön seuraavia toiminnallisuuksia.

Lisätietoa

Pankkiyhteys

Jäsenten maksettua laskunsa oikeilla viitteillä, tieto siirtyy pankin järjestelmistä automaattisesti myClubiin ja meillä on jatkuvasti ajantasainen tieto talouden tilasta.

Kirjanpito

Maksetut maksut ja avoimet laskut toimitetaan automaattisesti kerran kuukaudessa koontina kirjanpidon tilikartan mukaisesti suoraan kirjanpitoon. Lisäksi saamme mahdollisuuden luoda hyvityslaskuja sekä ottaa käyttöön saatavien hallinnan.

Saatavien hallinta

Tämä lisäpalvelu integroituu Visma Financial Solutions Oy:n maksuvalvontapalveluun, jolloin meidän ei tarvitse huolehtia maksuseurannasta, ja Visma hoitaa tarvittaessa myös maksumuistutukset ja perintätoimet seuran puolesta. Kaikki myClubissa tehdyt laskut ohjautuvat suoraan Visman järjestelmään ja kuittaantuvat maksetuiksi vastaanottajan maksettua laskun.

Lisätietoa

Verkkolaskutus

E-laskut löytävät tiensä vastaanottajan verkkopankkiin/taloushallintaohjelmistoon jäsenille/yritykselle/yhdistyksille. Verkkopankissa jäsen tai yritys hyväksyy laskun, ja maksu on maalissa,

Verkkomaksut

Verkkomaksut on vaivaton tapa maksaa lasku välittömästi suoraan verkkopankissa tai luottokortilla. Luodessa tapahtumaa tai ilmoittautumista, voidaan lisätä verkkomaksu, jolloin ilmoittautumismaksu maksetaan ilmoittautumisen yhteydessä. Lasku tulee olla maksettu tunnin sisällä tai ilmoittautuminen poistetaan.

Joukkueiden verkkosivujen info

Joukkueen sivulle on tuotu tietoa myClubista. Eli kun tietoa muokataan myClubissa, niin tieto päivittyy automaattisesti verkkosivuille. Lisäksi joukkueen verkkosivulle on tuotu infoa lajista ja linkkejä lisäinfoon. Sivujen infoa voidaan päivittää, joten jos on parannusideoita, niin ottakaapa yhteyksiä seuran toimistolle ja katsotaan, miten saadaan homma järjestymään.

myClub-info joukkueen sivulla

Tapahtumakalenteri

Tapahtumakalenteriin tulee kaikki joukkueen tapahtumat myClubista, oli ne sitten mitä tapahtumia tahansa.

Tiedotteet

Tiedotteisiin tulee joukkueen tiedotteet, kun tiedotteen näkyvyydeksi on muutettu julkinen. Joukkueen sisäisiä tiedotteita ei julkaista kuin myClubissa.

Toimihenkilöt ja pelaajat

Toimihenkilötietoihin tulee näkyviin jojojen, valmentajien, ohjaajien, yms. nimi- ja yhteystiedot toimihenkilön oman jäsentilinsä tietosuoja-asetusten mukaisesti. Pelaajien (ja maalivahtien) tiedot tulevat verkkosivuille samoin hänen oman jäsentilinsä tietosuoja-asetusten mukaisesti. Jotta tieto näkyy verkkosivuilla, tulee kyseinen kenttä merkitä julkiseksi. Verkkosivulta näkyy, mitä kenttiä julkaisemme. Osan joukkueiden pelaajilta saatamme tulevaisuudessa julkaista myös kuvan, joten sen kentän voi halutessaan myös laittaa jo julkiseksi -> myClub tietosuojaohjeistus. Jokainen seuran jäsen (tai jäsenen huoltaja) päättää itse mitä tietoja haluaa julkisesti näyttää seuran verkkosivuilla.

Muu info joukkueen sivulla

Joukkueen sivulla löytyy lisäksi myös infoa tai linkkejä infoon kokeiluajasta, varustuksesta, harjoituspaikoista, vakuutuksesta, pelipassista/lisenssistä, yms.